Organismo
Alcaldía del Municipio San Genaro De Boconoito.
Área
Despacho del Alcalde
Alcance y Objetivos de la Actuación
La Actuación Fiscal se enmarcó en la revisión y fiscalización de los Vehículos adscritos al Despacho del Alcalde de la Alcaldía Municipal San Genaro de Boconoito, evaluando los procedimientos realizados para la incorporación y/o desincorporación pertinente, así como conocer el estado en que se encuentran dichos vehículos, en tal sentido, se formuló el siguiente objetivo general: Evaluar la existencia de los vehículos adquiridos por la Alcaldía del Municipio San Genaro, con la finalidad de conocer el estado (activo, dañado, faltante ó desincorporado) en que se encuentran los bienes; además de ello, se plantearon como objetivos específicos los que a continuación se detallan: determinar el estado de los vehículos, para conocer el estatus y la ubicación de los mismos; revisar los documentos legales de los vehículos, y de esta forma constatar que los mismos demuestren y respalden su validez; precisar los vehículos que se encuentran asegurados, para determinar si dichos bienes están protegidos contra los distintos riesgos o siniestros que puedan ocurrir y constatar que los vehículos adquiridos por la Institución, se encuentren registrados en el Inventario de Bienes Muebles.
Observaciones Relevantes
De la revisión efectuada a los documentos de los vehículos se constato que ninguno se encuentra asegurado, de lo señalado se desprende las disposiciones contenidas en la Ley Orgánica del Poder Público Municipal, artículo 88 numeral 4, por su lado las normas Generales de Control Interno, en su artículo 3 literal a, así como el Manual de Normas de Control Interno sobre un Modelo Genérico de la Administración Central y Descentralizada Funcionalmente, 4.11.4. Situación que se origina por la falta de recursos económicos, y por no haber quedado presupuestado en la ordenanza de presupuesto para el ejercicio económico financiero 2009. Tal como quedó establecido en acta levantada in situ. En consecuencia, no se adoptan las medidas de seguridad necesarias para la contratación pólizas de seguro de los vehículos, lo que conlleva a perdidas para el patrimonio público.
De la Inspección realizada in situ a los Vehículos Adscritos al Despacho del Alcaldescritos al du a los vehículos aavbde la Ley Organica del Poder Publico Municipal, se pudo constatar que la Camioneta Marca Ford, tipo F-150 4x4 color rojo, placa 84F-DBA, serial motor 7FA91231, serial carrocería 1FTPW14SX7FA91231, se encuentra en la residencia del Ciudadano Víctor León, Titular de la Cédula de Identidad Nº 11.399.054, ubicada en la carrera 8, entre calles 14 y 15, casa Nº 14-36, en Guanare Estado Portuguesa. Además de ello, el vehiculo no fue relacionado en el Formulario BM-3, a tenor de las disposiciones establecidas en el Manual de Normas de Control Interno sobre un Modelo Genérico de la Administración Central y Descentralizada Funcionalmente, en el punto 4.11.9 de la Custodia de los Bienes, de acuerdo a información suministrada por el ciudadano arriba señalado, obedece a que en el Taller donde se encontraba la camioneta le estaban hurtando las piezas del motor, situación que fue plasmada en Acta Nº DCP/001/2010, de fecha 15 de Enero de 2010. En consecuencia, el vehiculo no se encuentra bajo la custodia del responsable de los bienes.
Se constato que los vehículos: IVECO Micro bus 2005 Blanco 3947979 93Z0658S15V302152 34A-SAI, Toyota techo duro 1998 Blanco 1FZ0354856 FZ575 -9007920 BAHX, Chevrolet Kodiak 1998 Blanco 1WV317892 8ZCP7HIJIW317892 12V-GAE, Ford camión cisterna 1999 Blanco 30737726 8YTYF80C5X8-A30856 56Y-MAD, Mitsubishi Tipo panel Camioneta (Ambulancia) 1993 Blanco MV4309 p14bjrlupb0273 034-FAO, Ford camión volteo Blanco 23175 AJF60V23175 632-PAG y chevrolet camión cisterna Blanco 05TE9425-FA 563971713, se encuentran en estado de deterioro (dañados), notándose que se encuentran en un área que no garantiza la conservación de los mismos. De lo antes expuesto el Manual de Normas de Control Interno sobre un Modelo Genérico de la Administración Central y Descentralizada Funcionalmente, en el punto 4.11.5 señala la obsolescencia, Pérdida o Daño de los Bienes, lo antes mencionado, se ocasiona debido a que la institución no cuenta con un área física adecuada que garantice el resguardo de los vehículos; además de ello, no se han implementado las medidas necesarias para salvaguardar los bienes. Originándose que el deterioro sea irreversible, en consecuencia no se pueda aprovechar económicamente alguna de sus partes, y de esta forma evitar que exista una perdida total del bien.
Se pudo constatar que existe un gran número de vehículos, que se encuentran en mal estado (dañados) y que están siendo objeto de reparación en los talleres, del cual se observa que no existe autorización de salida del bien (vehículo) por parte del funcionario responsable de su custodia, En tal sentido las Normas Generales de Control Interno, en su artículo 23 artículo 23, señala que todas las transacciones y operaciones financiera, presupuestarias y administrativas deben estar respaldadas con la suficiente documentación justificativa, en concordancia se enmarca lo pautado en el Manual de Normas de Control Interno sobre un Modelo Genérico de la Administración Central y Descentralizada Funcionalmente, en el punto 4.11.7 de la Reparaciones de Bienes de Uso, lo antes expuesto, muestra que no se implementan mecanismos de control interno que avale la salida de los vehículos hacia los talleres, las cuales son autorizadas de manera verbal por parte del Director de Administración, tal como lo señala el Jefe de Transporte de la Alcaldía, en Acta de fecha 14 de Diciembre de 2009; lo que es evidente, que no existen documentos que respalden y autoricen la salida de los vehículos, lo que resta sinceridad a los mecanismos de control interno.
De la inspección realizada a los vehículos que se encuentran en el Taller Multiservicios La Unidad, se constato que existen seis (06) facturas, signadas con los números 001-002; 003; 004-005; 006-007; 008 y 009 a favor de la Alcaldía del Municipio San Genaro, por concepto de repuestos y reparación de vehículos, las cuales suman un total de: Setenta y Cuatro Mil Doscientos Ochenta y Cinco Bolívares con 00/100 ctms (Bs. 74.285,00). Dichas facturas no poseen fechas, por no tener información por parte de la Alcaldía del Municipio cuando han de ser canceladas, tal como se evidencia en acta sin número de fecha 26 de noviembre. Y conforme a información suministrada por la Dirección de Administración de la Alcaldía, mediante Oficio S/N de fecha 18/11/2009, se observa que las partidas: 4.04.01.01.02. Repuestos Mayores; 4.04.01.02.02. Reparaciones Mayores de Equipos de Transporte, Tracción y Elevación; 4.02.08.09.00. Repuestos y Accesorios para Equipos, y 4.03.11.02.00 Conservación Reparaciones Mayores de Equipos de Transporte Tracción y Elevación, no poseen la disponibilidad presupuestaria para realizar el compromiso adquirido para la reparación de los vehículos. En atención a lo tipificado en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, en su artículo 38 numeral 2 prevé que el sistema de Control Interno que se implante en los entes y organismos deberán garantizar que exista la disponibilidad presupuestaria, situación que se genera debido a que al Director de Administración le fue notificado de manera verbal la aprobación de un Proyecto por parte de la Gobernación del Estado Portuguesa (FIDES – Cofinanciamiento de la Gobernación) por un monto de Bolívares Un Millón Ochocientos Cincuenta y Nueve Mil Exactos (Bs. 1.859.000,00) para el Fortalecimiento de la Alcaldía, los cuales para la presente fecha de la actuación no se han transferido los recursos, dicha situación fue descrita en acta de fecha 11 de Diciembre de 2009, emitida entre las partes.
De la revisión efectuada a los vehículos se pudo constatar que los mismos no se encuentran debidamente etiquetados con el código de identificación del bien. De lo antes expuesto la Publicación 21, aprobado según gaceta Nº 2.581 de fecha 31/10/1980, en su anexo Nº 4 del Instructivo para la Formación de Inventarios y Cuentas de los Bienes Muebles e Inmuebles de los Estados y Municipios de la república, punto 4 Numeral 2, el cual establece la identificación de los bienes. Tal circunstancia se genera, por la falta de implementación de mecanismos de Control Interno necesarios para la identificación de cada bien, de manera exacta y oportuna. Originándose de esta manera que los vehículos no se encuentren debidamente etiquetados, conforme al principio de identificación, lo que le resta sinceridad a la relación del inventario existente.
De la revisión realizada a los expedientes de los bienes muebles, se constato que existen vehículos que no cuentan con el expediente que respalde la documentación reglamentaria de cada vehículo.no obstante las Normas Generales de Control Interno en su artículo 23 literal 1 establece que todas las operaciones administrativas deben estar respaldas con la suficiente documentación justificativa. Situación que se genera debido a que no implementan mecanismos de control que resguarde la documentación, además de ello, según información suscrita por el funcionario responsable de la guardia y custodia de los documentos, desconoce su ubicación, tal como lo establece en Acta de fecha 18 de Noviembre de 2009. En consecuencia no existe el resguardo oportuno de la información ni de los documentos que identifiquen el bien.
Conclusiones
De las observaciones que anteceden relativas a verificar la existencia de los vehículos adquiridos por la Alcaldía del Municipio San Genaro, con la finalidad de conocer el estado (activo, dañado, faltante ó desincorporado) en que se encuentran los bienes adscritos al Despacho del Alcalde, se evidencio que los mecanismos de control interno implementados no permiten la exactitud y la veracidad de la información; además de ello, no se garantiza el resguardo y la seguridad de los bienes. Por otra parte, se puede mencionar que las reparaciones de los vehículos no se realizan previa autorización del funcionario responsable, con el propósito de constatar la disponibilidad presupuestaria antes de adquirir los compromisos. Finalmente, se puede acotar que los expedientes de los vehículos no contienen información completa y exacta que respalden la adquisición de los mismos.
Recomendaciones
En atención a las observaciones y conclusiones expuestas y en aras de evitar su recurrencia y siempre con el firme propósito de contribuir al sano ejercicio de los procesos y mecanismos implementados por parte del Despacho del Alcalde, se formularon las siguientes recomendaciones:
Implementar medidas de control interno con el objeto de asegurar el acatamiento de las normas legales, salvaguardar los recursos y bienes que integran el patrimonio municipal. En tal sentido, las mismas deben garantizar:
- El resguardo y seguridad de los bienes.
- Autorizar y aprobar la salida de los vehículos a los talleres por el funcionario responsable.
- Las reparaciones de los vehículos deben realizarse previa solicitud debidamente documentada, autorizada y aprobada por el funcionario responsable para tal fin.
- Dar de baja oportunamente los bienes obsoletos, deteriorados o faltantes, previo cumplimiento de los trámites legales vigentes.
- Gestionar la mayor recuperación económica posible de los vehículos deteriorados, mediante el aprovechamiento de sus partes o por venta de las mismas.
- Que antes de proceder a la adquisición de bienes o servicios, o a la elaboración de otros contratos que impliquen compromisos financieros, se debe verificar que exista disponibilidad presupuestaria.
- Que los bienes se encuentren debidamente identificados con etiquetas o marcas, de acuerdo al método, código y fecha de rotulación establecidos para tal efecto.
- Contratar pólizas de seguros, con el propósito de proteger los bienes (Vehículos) de cualquier contingencia que se pueda presentar.
- Constituir los expedientes de los vehículos, de tal manera que contengan información completa y exacta, e implementar un sistema de archivo que faciliten su oportuna localización, y conservarse durante el tiempo estipulado legalmente.
- Sincerar el Inventario de Bienes Muebles (Formularios BM-1) y la Relación del Movimiento de Bienes Muebles (BM-2), con la finalidad de que la información sea confiable y oportuna.
Por ultimo, es conveniente indicar, que la administración municipal debe tener presente que las adquisiciones de bienes, ya sea por compra ó donación deben ser registradas oportunamente al costo de adquisición o avaluó en los casos de ser adquiridos por donación. Por otra parte, es importante señalar que se deben practicar controles perceptivos al momento de la recepción de los bienes adquiridos, para asegurarse que el precio, calidad y cantidad sean de acuerdo a las especificaciones requeridas. En otro orden de ideas, se sugiere que para la realización de un inventario completo y actualizado es necesario dentro de las posibilidades crear la oficina de bienes, con el objeto de mantener actualizado los inventarios físicos, recoger los datos, analizarlos, centralizarlos y presentarlo para su registro en la contabilidad de la Hacienda Publica Municipal.
