Resúmen Ejecutivo de Actuación Fiscal a la Dirección de Desarrollo Urbano de la Alcaldía, del Municipio San Genaro de Boconoito.

Dirección de Control que Ordeno la Actuación:
Dirección de Control Posterior


Identificación del Organismo:
Dirección de Desarrollo Urbano de la Alcaldía, del Municipio San Genaro de Boconoito.

Tipo y Denominación de la Intervención:
Auditoria de Estado

Alcance de la Intervención:
La actuación tendrá carácter selectivo y se orientó en la revisión y análisis de los procedimientos relacionados con la selección de contratistas para la ejecución de obras llevadas a cabo por la dirección de desarrollo urbano, adscrita a la alcaldía del Municipio San Genaro de Boconoito, Estado Portuguesa durante el ejercicio económico financiero 2009.

Objetivo General:
Evaluar los procesos administrativos relacionados con la selección de contratista, para la ejecución de obras, con el objeto de determinar la legalidad y sinceridad de dicho proceso de selección.



Objetivos Específicos:

1. Verificar el cumplimiento de los procedimientos aplicados para la asignación de obras a Contratistas, en los procesos de contratación.
2. Analizar los expedientes de las contratistas seleccionadas para la ejecución de las obras.

Observaciones:

1. De la revisión efectuada a la muestra seleccionada, correspondiente a los expedientes de la Contratación de las Obras ejecutadas durante el ejercicio económico financiero 2009, se observa que los documentos anexos a cada expediente, no están completamente foliados, además se observó que algunos de los documentos no presentan firma y sello de los funcionarios competentes, además de ello, no cuenta con una secuencia lógica de los aspectos legales, administrativos y técnicos. De lo antes expuesto, las Normas Generales de Control Interno, emanada de la Contraloría General de la República, en su artículo 23 literal a, establece: “ Los documentos deben contener información completa y exacta, archivarse siguiendo un orden cronológico …(omissis)”, por otra parte, la Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos en su artículo 32 hace mención que: “Los documentos y expedientes administrativos deberán ser uniformes de modo que cada serie o tipo de ellos obedezca a iguales características…(omissis)”. Situación que se origina motivado a que no aplican controles que permita garantizar y regular de manera coherente el contenido de la información. Lo que genera falta de organización en los documentos que respaldan las contrataciones efectuadas, y que los mismos no tengan un orden lógico y consecutivo, lo que dificulta una eficaz utilización y control.

2. Conforme a la revisión efectuada al expediente de la Contratación, correspondiente al Contrato Nº 0025-2009, adjudicado a la Empresa Constructora R.J., se constató que la obra no fue iniciada dentro de los lapsos establecidos en el contrato, además no cuenta con la suficiente documentación que demuestre la sinceridad de los trabajos realizados por la empresa, asimismo se observa que el contrato de servicio Nº 38-2009 no posee firma del Ingeniero Inspector, en este sentido, la ley de Contrataciones Públicas en su artículo 95 numeral 1 señala: “Los órganos o entes contratantes, una vez formalizada la contratación correspondiente, deberán garantizar a los fines de la administración del contrato, el cumplimiento de las obligaciones contraídas por las partes, estableciendo controles que permitan regular los siguientes aspectos: 1) Cumplimiento de la fecha de inicio de la obra o suministro de bienes y servicios.”, por su lado, el Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas, en su artículo 33 señala que “La unidad usuaria o unidad contratante debe formar, sustanciar y llevar el expediente correspondiente a los procedimientos de selección de contratistas para las contrataciones de bienes, servicios u obras…(Omissis).
Lo antes expuesto, se produce por debilidades en el mecanismo de control implementado por parte de los funcionarios asignados, con respecto a la supervisión oportuna a las obras, y referente al resguardo apropiado de la documentación que demuestre la validez del trabajo ejecutado por la Constructora R.J, generando que los trabajos realizados estén afectados en cuanto a la entrega oportuna de la obra, sin que se justifique las causas o motivos que especifiquen dicho retraso en la obra, afectando el principio de eficiencia y transparencia en la gestión administrativa.

3. De la revisión y análisis efectuado a las Cartas Ofertas remitidas a las empresas a participar en la selección de contratista para la ejecución de obras, se observó que las mismas se encuentran firmadas por la Directora de Desarrollo Urbano sin que exista resolución donde se delegue la atribución de solicitud de las ofertas, asimismo, se evidencia que en las mismas no se detallan las especificaciones técnicas, así como los criterios de evaluación, las garantías y el compromiso de responsabilidad social. Además de ello, se evidencia que las cartas ofertas emitidas no se encuentran recibidas por las empresas contratistas, al mismo tiempo no se constató oficio de entrega de las ofertas por parte de las contratistas a participar. Ahora bien, la Ley de Contrataciones Públicas en su artículo 42, hace mención: “La máxima autoridad del órgano o ente contratante podrá delegar las atribuciones conferidas en la presente ley, a funcionarios y funcionarias del mismo órgano o ente contratante, sujetos a la normativa legal vigente.”, por su lado, el Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas, en su artículo 109 señala que: “…(Omissis) las invitaciones para participar deben contener lo siguiente: especificaciones técnicas, condiciones de entrega o ejecución, validez de la oferta, lapso y lugar para solicitar las aclaratorias, lapsos de entrega de las ofertas y criterios de evaluación, así mismo, en caso que aplique, el compromiso de responsabilidad social y garantías”. Asimismo la ley Up Supra señala en su artículo 113, qué: “Las invitaciones para participar en la modalidad de consulta de precios podrán ser efectuadas mediante remisión escrita a los participantes, por fax o por correo electrónico; en todos los casos el órgano o ente contratante deberá solicitar y mantener en el expediente, de la contratación, constancia del envío y la recepción de las invitaciones remitidas… (Omissis)” (Destacados nuestros).
Esta situación se origina en virtud, a que los procedimientos realizados en la selección de contratista no son ejecutados conforme a lo estipulado en la Ley, tal como consta en Acta Nº CMSGB/DCP/008/2010 de fecha 17/05/2010. Originando que las cartas ofertas emitidas no especifiquen las características técnicas y requerimientos establecidos en la Ley de Contrataciones Públicas, limitándose por ende los principios planificación, transparencia y eficiencia en los procedimientos realizados por el Órgano o ente Contratante.

4. Del análisis efectuado a la muestra seleccionada a los expedientes de la Contratación, es de resaltar, que dentro de las modalidades de contratación contempladas y conforme a las contrataciones efectuadas, tomando en consideración las características y montos de las obras ejecutadas por las empresas contratistas, las mismas se encontraban enmarcadas dentro de la modalidad consulta de precios, en virtud a ello, se observa que dentro del expediente de la contratación no se evidenció el Pliego de Condiciones, donde se especifique las condiciones y criterios para la evaluación de las ofertas presentadas. Además de ello, se observa que no es anexada toda la documentación que sustente la modalidad de selección de contratista aplicada para la ejecución de obras. De lo indicado, la Ley de Contrataciones Públicas en su artículo 73 numeral 2 prevé lo siguiente: “Se puede proceder por Consulta de Precios:…(Omissis) 2.- En el caso de ejecución de Obras, si el contrato a ser otorgado es por un precio estimado de hasta veinte mil unidades tributarias (20.000 UT). Además de ello, la referida ley señala en su artículo 43 segundo aparte señala: “Las reglas, condiciones y criterios aplicables a cada contratación deben ser objetivos, de posible verificación y revisión, y se establecerán en el pliego de condiciones…(Omissis) En el Concurso Cerrado y Consulta de Precios, el pliego de condiciones será remitido a los participantes conjuntamente con la invitación, sin embargo en la modalidad de Consulta de Precios, cuando las características de los bienes o servicios a adquirir lo permita, podrá remitirse con la invitación sólo la relación de las especificaciones técnicas requeridas para la preparación de las ofertas con aspectos generales de la contratación…(Omissis).
Al mismo tiempo la ley antes mencionada en su artículo 14, señala lo siguiente: “Todos los documentos, informes, opiniones y demás actos que se reciban, generen o consideren en cada modalidad de selección de contratistas establecido en la presente ley, deben formar parte de un expediente por cada contratación… (Omissis). Circunstancias que obedecen a que los procesos ejecutados para la selección de contratista por parte del órgano o ente contratante, no cumplen con todos los requerimientos necesarios para la selección de contratista en la modalidad consulta de precios.
En consecuencia le resta confiabilidad y transparencia a la gestión administrativa en materia del procedimiento llevado a cabo en la modalidad de consultas de precios, en cuanto a que no se establecen los requisitos, parámetros y especificaciones técnicas de evaluación de las ofertas presentadas por los participantes.

5. Conforme a la Modalidad aplicada para el proceso de selección de contratista (Consulta de Precios) para la ejecución de Obras, en virtud a la muestra seleccionada, se observa que en los expedientes de las contrataciones no se evidenció oficio de notificación de adjudicación correspondiente a la mejor oferta presentada, así como el informe de recomendación de la adjudicación. En base a lo expuesto, el Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas, en su artículo 111 señala que: “En la modalidad de consulta de precios, la unidad contratante deberá coordinar las actividades previas a la contratación, seleccionar los participantes, efectuar las invitaciones, recibir las ofertas y preparar el informe de recomendación para la adjudicación…(Omissis)” Así mismo, el articulo 126 en su segundo aparte indica: “En las modalidades de selección de contratistas realizadas mediante consulta de precios y contratación directa se notificara únicamente al beneficiario de la adjudicación.”
Todo ello ocurre en virtud, a que los procedimientos aplicados no cumplen con las especificaciones tipificadas en la Ley de Contrataciones Públicas, motivado a que los funcionarios no aplican mecanismos de Control Interno que certifiquen y sustenten la sinceridad de dicha modalidad. Afectando de esta manera, sinceridad en la modalidad utilizada, motivado a que el órgano o ente contratante debe incorporar toda la documentación que demuestre la legalidad del procedimiento llevado a cabo.

6. Una vez revisada la muestra seleccionada correspondiente a los documentos legales que conforman los expedientes de las Contrataciones efectuadas, se observa que los mismos no contienen toda la documentación, que sustenten los procedimientos realizados para la ejecución de obras. A continuación se detalla los documentos mas recurrentes que no se encontraban anexos en los expedientes:
- Cronograma de desembolso
- Acta de terminación
- Acta de suspensión o paralización
- Inscripción del registro nacional de contratista
- Fianza de anticipo
- Fianza de Fiel Cumplimiento
- Acta de recepción provisional de la obra.
- Formulario para el pago o valuaciones.
- Carta de Ingeniero Colegiado que ejercerá la residencia de la obra.

En este sentido, la Ley de Contrataciones Públicas en su artículo 93 especifica que “A los efectos de la formalización de los contratos, los órganos o entes contratantes deberán contar con las siguiente documentación: 1.- Documentación legal de la personal natural o jurídica, 2.- El pliego de Condiciones y la oferta, 3.- Solvencias y garantías requeridas, 4.- Certificados que establezcan las garantías respectivas y sus condiciones. Al mismo tiempo el Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas, en su artículo 32 segundo aparte expresa que: “Los expedientes deben contener los siguientes documentos: … (Omissis). Así mismo, en la administración del contrato se debe incorporar los documentos que se relaciones con: 1.- Garantías, 2.- Actas de Inicio, suspensión, terminación y recepción provisional o definitiva de los bienes, servicios y obras, si fuere el caso, 3.- Documentos relacionados con modificación de los contratos, si fuere el caso, 4.- Formularios para el pago o valuaciones, 5.- Aprobaciones de Pagos, 6.- Pagos realizados, 7.- Finiquito… (Omissis).
Lo antes expuesto, se suscita por la ausencia de los mecanismos de control interno para el registro y control de los documentos que conforman los expedientes de la Contratación. Originándose al respecto que la información sea poco veraz y confiable, donde los funcionarios deben prever la oportunidad de la documentación que sustente las obras llevadas a cabo.

7. De la revisión efectuada al registro de Contratista de la Dirección de Desarrollo Urbano, se pupo constatar que se encuentran inscritas 30 empresas, de las cuales solamente catorce (14) poseen expedientes, a continuación se detallan las empresas que no poseen expediente:
01-2009: Serviconsi.
06-2009: Cooperativa Los Indomables de Boconoito R.L.
08-2009: Const. Mantenimiento Hermanos Chinchilla.
10-2009: Asociativa de Construcción y Mantenimiento Peniel (ACOMAPE).
12-2009: Cooperativa Doña Barbara R.L.
13-2009: Cooperativa Doña Pifa R.L.
16-2009: JC Construcciones C.A.
18-2009: Asociación Cooperativa los Próceres.
19-2009: Asociativa Rueda 2021 R.L.
20-2009: Asociación Cooperativa Construcivi.
21-2009: Distribuidora y Constructora Colmenarez (Dicol) C.A.
22-2009:Asociación Cooperativa ACOSERMIX RL.
23-2009: Constructora Jerico.
25-2009: Asociación de Productores, Consumidores y Servicios Agua de Ángel.
26-2009: Cooperativa GIMA.
27-2009: Constructora la Cruz de Mayo.
29-2009: Láser Inversiones
Así mismo existen tres (03) expedientes que no poseen número de registro de inscripción municipal: Constructora Mata de Coco, Cooperativa Agua de Ángel 54687 R.L y Constructora Ferleo C.A., al respecto el manual de Normas y procedimiento de la Dirección de Desarrollo Urbano de la Alcaldía del Municipio San Genaro de Boconoito, en su Capítulo II de las Normas, en su punto 2.1 Normas Generales, numerales 1 y 2 donde se destaca: “1.- La Dirección de Desarrollo Urbano del Municipio San Genaro de Boconoito deberá abrir y mantener actualizado un registro único de Contratista en el cual deberán estar inscrito todas las empresas contratistas: Compañía Anónima, SRL, Cooperativas, Asociaciones Civiles que deseen participar en el plan de inversión del Municipio… (omissis). 2.- A cada una de las empresas contratista que solicite su inscripción en el “Registro Único de Contratista” se le asignará un número de identificación.”
Por otra parte, las Normas Generales de Control Interno, en su artículo 23 destaca que: “Todas las transacciones y operaciones financieras, presupuestarias y administrativas deben estar respaldadas con la suficiente documentación justificativa.” Dicha situación se ocasiona por debilidades de control interno, en virtud que no cumple con todas las disposiciones requeridas para conformar el registro de Contratista, circunstancias que constan en Acta Nº CMSGB/DCP/005/2010. Lo antes expuestos indica, que se ve limitado los mecanismos de organización y control que debe prevalecer en toda dirección, por cuanto las operaciones deben estar suficientemente respaldadas y numeradas.

8. Previo análisis efectuado a los expedientes de las contratistas inscritas ante la Dirección de Desarrollo Urbano, se pudo observar que fueron inscritas empresas que no contaban con todos los requisitos exigidos, además fueron consignados documentos vencidos; sin embargo, a pesar de ello, fueron seleccionadas para la ejecución de obras. A continuación se detallan los documentos no consignados:
- Planilla de solicitud de inscripción de la empresa, presentada ante la Dirección de Desarrollo Urbano
- Registro Mercantil
- Copia del Registro de Información Fiscal
- Solvencia I.V.S.S.
- Solvencia laboral
- Copia de la Declaración del Impuesto sobre la Renta, último ejercicio fiscal
- Referencias Bancarias
- Certificación Notariada del Ingeniero Residente de la Empresa
- Relación del Personal Profesional y técnico al servicio de la empresa.
- Listado de equipos y maquinarias.

Al respecto, es necesario plantear lo enmarcado en el Manual de Normas y procedimientos de la Dirección de Desarrollo Urbano de la Alcaldía del Municipio San Genaro de Boconoito, publicada según Resolución Nº 104-2008 de fecha 15/07/2008. Capítulo II de las Normas, del punto 2.2 numeral 5 donde establece que: “Las empresas contratistas que deseen hacer la inscripción en el registro Único de Contratista del Municipio San Genaro de Boconoito deberán presentar los siguientes recaudos:
- Llenar Planilla de solicitud de inscripción de la empresa y presentarla ante la Dirección de Desarrollo Urbano
- Registro Mercantil, Acta Constitutiva, última modificación anexando las publicaciones respectivas.
- Copia del Registro de Información Fiscal
- Solvencia INCE, I.V.S.S., Solvencia laboral y Municipal.
- Copia de Inscripción ante la Dirección de Hacienda de la Alcaldía del Municipio San Genaro de Boconoito.
- Copia de la Declaración del Impuesto sobre la Renta, último ejercicio fiscal
- Referencias Bancarias y/o Comerciales
- Certificación Notariada del Ingeniero Residente de la Empresa
- Relación del Personal Profesional y técnico al servicio de la empresa.
- Listado de equipos y maquinarias

Esta situación se origina debido a que los funcionarios competentes, no aplican los criterios de revisión requeridos para la inscripción de las empresas en el registro de Contratista, por consiguiente, el registro de contratista de la Dirección de Desarrollo Urbano, no cuenta con toda la información necesaria que demuestre la sinceridad, legalidad y transparencia del mismo.

Conclusiones:

De las observaciones que anteceden relativas a la evaluación de los procesos administrativos relacionados con la selección de contratista, para la ejecución de obras, con el objeto de determinar la legalidad y sinceridad de dicho proceso de selección; en este sentido, es importante acotar que conforme a la modalidad aplicada durante el ejercicio económico financiero 2009, se evidencia que los mecanismos de control interno aplicados para dicho proceso de selección, no garantizan la exactitud y veracidad de la información, por otra parte, es de señalar que los expedientes no contienen toda los documentos que sustentan la modalidad aplicada. No obstante en este sentido, es de destacar que los procesos ejecutados para la selección de contratista, por parte del órgano o ente contratante no cumplen con los requerimientos necesarios, motivado a que no se establecen los requisitos, parámetros y especificaciones técnicas para la aplicación de cada modalidad.